Quy định công việc công tác văn thư lưu trữ (P2)

Phần 2. Quy định công việc công tác văn thư lưu trữ tiếp theo…

Điều 6. Công việc văn thư – Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:
3. a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
4. b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

– Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;

– Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

– Soạn thảo văn bản;

– Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

– Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.

Điều 7. Công việc văn thư –  Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.

Điều 8. Đánh máy, nhân bản

Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:

1. Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó;
2. Nhân bản đúng số lượng quy định;
3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.

Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
2. Chánh Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ; cơ quan thuộc Chính phủ và ủy ban nhân dân các cấp (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng); Trưởng phòng Hành chính ở những cơ quan; tổ chức không có văn phòng (sau đây gọi tắt là trưởng phòng hành chính); người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan; tổ chức quản lý công việc công tác văn thư ở những cơ quan; tổ chức khác (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức; thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.

Điều 10. Ký văn bản

1. Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản  thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể
3. a) Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;

Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

1. b) Việc ký văn bản về những vấn đề khác; được thực hiện như quy định tại khoản 1 của Điều này.
2. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan; tổ chức có thể uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản; và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký.
3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
4. Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.

Điều 11. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao được quy định tại Nghị định này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
2. Thể thức bản sao được quy định như sau:

Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận.

3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.
4. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

Có thể bạn quan tâm công việc văn thư >>

Chương I : Quy định từ ngữ chuyên ngành Công Tác Văn Thư Lưu trữ

Chương II : Nội dung,hình thức, thể thức Công Tác Văn Thư (p1)

Học trung cấp Văn thư lưu trữ hệ chính quy

Trung cấp văn thư lưu trữ tuyển sinh liên tục

Mọi thứ về ngành công tác văn thư ở đây

Bạn mong muốn trở thành nhân viên hành chính văn phòng; có công việc và mức lương ổn định nhưng không biết nên bắt đầu từ đâu. Ngành văn thư – lưu trữ là một giải pháp tốt dành cho bạn. Tuy nhiên, bạn e sợ không đủ điều kiện học đại học, vậy hãy học hệ trung cấp. Chúng tôi hiện đang tuyển sinh trung cấp ngành văn thư – lưu trữ với các chính sách đặc biệt cho sinh viên và đảm bảo chất lượng giảng dạy sẽ không làm bạn thất vọng.

Mọi thông tin chi tiết liên hệ:

VĂN PHÒNG TUYỂN SINH SỐ 3

Địa chỉ: Số 181 Lê Đức Thọ, P. 17, Q. Gò Vấp, TP. HCM. ĐH Nội Vụ

Website: http://hocvalam.org

Điện thoại: Ban tư vấn tuyển sinh : 0936.201.222 – 0909.392.666

Đăng ký hỗ trợ trực tuyến tại đây : (Phòng tuyển sinh sẽ liên hệ – hướng dẫn)

Hoặc bạn có thể nhấc máy, gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn kỹ hơn về quy trình tuyển sinh cũng như ngành văn thư – lưu trữ tại trường.